Kõigi kiireloomuliste ja mitte eriti tähtsate asjade ilusa ajakava koostamine on hea mõte. Kuid mingil põhjusel ei õnnestu täpne ajakava kunagi. Mõned juhtumid nõuavad algselt kavandatust rohkem aega, teised jäetakse hoolimata ajakavast tähelepanuta ja ettenägematud asjaolud ilmnevad murettekitava sagedusega. Kuid järgige siiski ajakava ja pidage kõigega kursis ning mitme reegli arvestades on see alati võimalik.
Kasutusjuhend
1
Koostage iga päeva ajakava. Isegi kui teil on loetelu ülesannetest, mis tuleb täita kuu või nädala jooksul, ei päästa see teid igapäevasest planeerimisest. Kuidas sa muidu saaksid oma elu juhtida, kui sa ei suuda isegi ühte päeva planeerida?
2
Kasutage paberpäevikut. Ta ei karda voolutugevust ja arvuti rikkeid. Lisaks talletub psühholoogide sõnul kõik paberil pliiatsiga kirjutatud andmed inimese mällu paremini kui ekraanile jäädvustatud.
3
Planeerimisel jagage kõik juhtumid viide rühma. Esimesse rühma kuuluvad väga pakilised küsimused. Neid tuleb teha iga hinna eest. Võtke sellised küsimused esiteks kasutusele ka siis, kui olete liiga laisk või te ei tea, kummale poole probleemi lahendusele läheneda. Teisesse rühma kuuluvad olulised, kuid mitte eriti kiireloomulised juhtumid. Soovitav on neid teha plaanipäraselt, kuid tähtaegade pisut liigutamisel ei juhtu midagi halba. Kolmas rühm on küsimused, mille saab kellelegi määrata: kolleegile, alluvale, mehele, lapsele. Ja kõige viimasena kirjutage graafikusse ülesanded, millest võite põhimõtteliselt keelduda.
4
Ärge määrake endale täpseid tähtaegu kuni minutiks. Sa pole kiirrong, vaid elav inimene. Kui kirjutate aruande mitte poole kolme ajal pärastlõunal, vaid kolme ajal, ei juhtu midagi halba. Lahendage mõni teine ülesanne arvatust kiiremini. Kuid kui te ei sobi enda loodud raamistikku, siis hakkate närvi minema, vihastama ja seetõttu on ajakava järgimine veelgi raskem.
5
Ärge süüdistage ennast, kui kõik kavandatud ja kavandatud ei õnnestu alati. Pidage meeles Pareto seadust. Selles öeldakse, et kaheksakümmend protsenti inimese tulemusest jõuab kakskümmend protsenti pingutusest. Vastupidiselt, kaheksakümmend protsenti kõigist juhtudest loob tulemusest vaid kakskümmend protsenti. Teisisõnu, neli viiendikku ajast, mil te tegelikult teete asju, mida te tegelikult ei vaja. Nii et tasub olla ärritunud, kui midagi teie plaanist välja langeb?